CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ CHO CHUYẾN CÔNG TÁC Ở CÔNG TY NHẬT

Mình lưu ý với các bạn rằng từng chuyến công tác sẽ có 1 kiểu chuẩn bị khác nhau dựa vào địa điểm công tác (trong nước hoặc nước ngoài). Thời gian của chuyến công tác (1 ngày hay 1 tuần), mục đích của chuyến công tác mà sự chuẩn bị cũng có sự khác biệt. Dưới đây là các bước mình chuẩn bị cho chuyến đi Việt Nam trong 6 ngày gồm Hà Nội + Đà Nẵng + Hồ Chí Minh.

Ở những công ty Nhật đặc biệt là những công ty làm ở lĩnh vực dịch vụ mang tính chất nước ngoài thì nhân viên luôn được yêu cầu đi công tác để gặp các đối tác. Công tác tiếng Nhật là 出張（しゅっちょう) shucchou còn tiếng Anh là Business trip. Công tác không nhất thiết là bạn phải đi nước này nước kia. Công tác có thể là đi tới một nơi nào đó trong nước Nhật, hoặc tham gia những sự kiện event trong nước cũng được gọi là 出張(shucchou). Trong bài viết này mình sẽ viết lại những bước chuẩn bị cho chuyến công tác Việt Nam tại công ty Nhật mình đã làm việc.

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ TRƯỚC CHUYẾN CÔNG TÁC

• Lên lịch trình công tác đi sales với đối tác và đặt lịch

営業スケジュール(Eigyo sukejuru) là file bạn sẽ ghi chi tiết lịch trình đi công tác. Các bạn nên tạo lịnh trình theo thời gian mình sắp xếp trước rồi gọi comfirm lịch với bên công ty ở VN cho lịch hẹn.

• Đặt khách sạn và tìm vé máy bay

Đặt khách sạn là ホテルの予約(hoteru no yoyaku). Tìm vé máy bay là チケットを探す(chiketto wo sagasu). Công ty mình đặt qua HIS, mình chỉ cần tìm lộ trình và gửi họ thôi. Khách sạn thì tìm ở 2 kênh là Booking.com và Agoda.com bên nào rẻ hơn thì mình đặt rồi lấy thẻ của công ty thanh toán. Công ty mình yêu cầu luôn đặt những khách sạn có thể Huỷ キャンセル(Kyanseru) được và phải bao gồm Bữa sáng miễn phí  朝食付き(Choushoku tsuki).

• Tính toán ước lượng số tiền cần dùng

Các bạn cần ước lượng số tiền sẽ dùng cho chuyến công tác. Ví dụ tổng tiền ăn, taxi, tips, sim,… Thông báo cho phòng kế toán họ sẽ chuẩn bị cho bạn. Mình đi 6 ngày và muốn họ chuẩn bị 10man. Tiền này thừa khi về bạn sẽ đưa lại nên không sợ đâu, thừa còn hơn thiếu. Họ sẽ đưa tiền Nhật còn khi tới sân bay bạn mới đổi được sang tiền Việt. Nhớ giữ lại tất cả các bill hoá đơn khi giao dịch nhé.

• Chuẩn bị tài liệu, quà cho đối tác

Đi công tác thì bạn sẽ phải gặp đối tác để trao đổi giới thiệu dịch vụ. Đừng quên mang theo sổ ghi chép và bút đi cùng. Đừng quên mang name card (danh thiếp) của bạn khi đi công tác nhé.

• Chuẩn bị đồ dùng cá nhân

Tuỳ chuyến công tác dài ngắn mà bạn phải tự chuẩn bị đồ mang theo. Như quần áo, đồ makeup, đồ skincare,…

BƯỚC 2: TRONG CHUYẾN CÔNG TÁC

• Mua SIM ở sân bay

Việc đầu tiên khi bạn đặt chân tới sân bay là phải đi mua SIM. Tiền thì đổi từ sân bay Kansai. Sim để bạn gọi cho đối tác trước khi tới và khi gọi taxi. Nên dùng GB cao. Nhớ giữ lại hoá đơn đầy đủ. Ngay cạnh chỗ ra cửa của sân bay lớn đều có cửa hàng bán SIM.

• Về khách sạn cất đồ và sắp xếp tài liệu

Sau khi checkin thì tuỳ vào lịch trình của các bạn thế nào, có thể được relax 1 chút hoặc phải đi gặp công ty luôn. Cái đó là phụ thuộc vào lịch trình của từng loại công tác. Với mình thì sau checkin mình thường để 1 khoảng thời gian để nghỉ ngơi. Tuy nhiên trong lịch trình mình sẽ viết là chuẩn bị tài liệu cho đối tác.

• Gặp đối tác

Trong cuộc gặp bạn phải ghi lại những nội dung nói chuyện chính để khi về viết báo cáo. Đừng tập trung nói quá xong về lại quên. Hoặc nhanh hơn xong mỗi lần gặp công ty bạn có thể lên taxi là ghi âm luôn những nội dung chính là bạn nhớ. Sau khi về thì viết lại sẽ đỡ mất thời gian. Bạn đừng chủ quan vì gặp nhiều đối tác sẽ không thể nhớ hết và thông tin sẽ bị hỗn đoạn.

• Buổi tối làm gì?

Đi chơi, nghỉ ngơi, tổng kết hoá đơn trong ngày đó. Kiểm còn bao nhiêu tiền. Giữ riêng hoá đơn ngày đó vào 1 chỗ. Ghi chép nội dung thương thảo ngày hôm đó.

• Ăn những món thật ngon

Đi công tác là cơ hội tốt để thưởng thức ẩm thực miễn phí. Vì đồ ăn là công ty sẽ trả. Nhớ lưu lại hoá đơn.

BƯỚC 3: SAU KHI KẾT THÚC CÔNG TÁC

• Kiểm lại tiền sau mỗi ngày đi để chắc chắn không bị thất thoát. Phân hoá đơn theo từng ngày để dễ di chép vào báo cáo

• Viết báo cáo tài chính chi tiết từng ngày

• Viết báo cáo lịch trình công tác chi tiết

• Viết báo cáo buổi gặp với đối tác

Ở tài liệu này bạn sẽ ghi chi tiết từng hôm gặp đối tác bàn về vấn đề gì. Có gì nổi bật đáng quan tâm không? Các sếp ở Nhật sẽ nhìn vào đó xem chất lượng chuyến công tác của bạn. Nên đi kèm hình ảnh cho sinh động. Ví dụ gặp đối tác rồi cùng nhau chụp ảnh lưu niệm. Hoặc chụp ảnh tại buổi hội thảo,…

• Nhận tiền khi đi công tác

Ở hầu hết các công ty Nhật khi bạn đi công tác sẽ nhận được 1 khoản hỗ trợ. Ví dụ 3sen hoặc 5sen/ngày tuỳ công ty. Tiền này kiểu là tiền cám ơn vì bạn đã vất vả đi công tác rồi. Tiền này sẽ không tính vào lương và họ sẽ đưa tay và để bạn kí tên. Rất nhanh gọn.

TỔNG KẾT:

Mỗi công ty sẽ có một quá trình và thủ tục khác nhau. Tuy nhiên đây là trải nghiệm mình có tại công ty của mình. Chúc các bạn sẽ sớm có được trải nghiệm đi công tác tại công ty Nhật. Xem thêm các bài viết Hướng dẫn tại đây. Xem thêm các bài về Làm đẹp tại đây. Xem thêm các bài về Ẩm thực Nhật tại đây. From BETOREVIEW.COM with love <3